Leitfaden für Feedback-Meetings und -Newsletter

Schöpfe das volle Potenzial der kununu engage Mitarbeiterbefragung aus, indem du eure Ergebnisse auch außerhalb der Plattform besprichst. Mit Feedback-Meetings und -Newsletter integrierst du die erhobenen kununu engage Daten erfolgreich in euren Arbeitsalltag und zeigst deinen Mitarbeitern, dass ihr Input umgesetzt wird. So motivierst du sie, weiterhin das Tool zu benutzen. Für Führungskräfte bergen Meetings und Newsletter die Chance, die Unternehmenskultur zu gestalten und wichtige Einblicke in die Stimmung des Teams zu erhalten.

Dieser kurze Leitfaden zeigt dir, wie du effektive Feedback-Meetings planst und Feedback-Newsletter auf Basis der kununu engagen Daten aufsetzt.

 

Team oder All-Hands Feedback-Meetings

Du hast richtig gelesen: Wir raten dir zu noch einem Meeting. Unsere Erfahrung zeigt allerdings, dass für Feedback-Meetings, in denen kununu engage Daten genutzt werden, weniger als 30 Minuten pro Woche bereits ausreichen, um Mitarbeiter-Engagement und Produktivität zu steigern.

So geht's:

Einmalig vor dem ersten Feedback-Meeting

  • Plane ein regelmäßiges Meeting

Lege einen regelmäßigen Termin fest, an dem alle Teammitglieder anwesend sind. Entscheide dich auch, ob du das Meeting jede oder nur alle zwei Wochen abhalten willst. Monatliche Meetings mit dem gesamten Unternehmen können durch einen wöchentlichen Newsletter ergänzt werden (siehe unten).

  • Wähle einen geeigneten Raum

Wähle einen Raum, der es ermöglicht ein gutes Meeting abzuhalten. Achte auch auf die Ausstattung. Ein Bildschirm oder eine Leinwand sind in jedem Fall sinnvoll, damit du kununu engage während des Meetings anzeigen kannst.

  • Lege die Dauer fest

Überlege vor dem ersten Meeting, wie lange ihr brauchen werdet und halte dich an diesen Zeitplan. Ein gut geplantes Feedback-Meeting sollte nicht länger als eine Stunde dauern. Plane auch etwas Zeit, für spontane Nachfragen und Kommentare aus dem Team ein.

Vor jedem Feedback-Meeting

  • Lege die Agenda fest

Nutze die Umfragen und Reportings aus kununu engage, um das Meeting zu strukturieren. Welche Kommentare tauchen häufiger auf? Welche Topics wurden hoch gevotet? Schaue dir auch die Trendkurven der 8 kununu Dimensionen an. Gibt es genügend erklärende Kommentare und kannst du bestimmte Veränderungen gut nachzuvollziehen? Das Feedback-Meeting ist auch deine Chance, Verständnisfragen zu klären.

In deiner Agenda sollten folgende Punkte auftauchen:

  1. Allgemeine beunruhigende Trends im Reporting und in den Dimensionen
  2. Wiederkehrende Probleme in den Kommentaren
  3. Topics mit den meisten Up-Votes (bei kununu engage diskutieren wir die Top-5 Topics)
  4. Geplante Maßnahmen und Schritte des Managements
  5. Anregungen, wie die Führungsebene das Team unterstützen kann
  6. Weitere Anliegen des Teams
  • Teile die Agenda mit deinem Team

Teile deine Agenda mit dem Team und ermutige sie auch dazu, selbst noch einmal die Reportings und Topics der Woche bzw. der letzten zwei Wochen zu lesen.

Während des Feedback-Meetings

Behalte die Zeit im Auge und halte wichtige Punkte schriftlich fest

Wenn möglich, zeige kununu engage auf einem Bildschirm oder einer Leinwand. Halte dich an deine Agenda, räume aber auch Zeit für Kommentare ein. Halte Anregungen, wie die Führungsebene das Team unterstützen kann, Anliegen des Teams und weitere Ergebnisse schriftlich fest.

Nach jedem Meeting

  • Teile Updates und Fortschritte

Bleibe auch nach dem Meeting transparent und zeige deinem Team, welche Anliegen in die Realität umgesetzt werden. Warte bei großen Aufgaben nicht darauf, das Team erst bei vollständiger Lösung zu informieren, sondern gib kurze Updates. Informierte Mitarbeiter sind weniger frustriert und zeigen sich sogar eher solidarisch, wenn sie wissen, dass wichtige Probleme bearbeitet werden.

Mehr Tipps zu Meetings findest du auf unserem Blog.

 

Feedback-Newsletter

Zusätzlich zu den Feedback-Meetings kann ein Newsletter aufgesetzt werden. Für Unternehmen, die keinen wöchentlichen Termin finden, kann der Feedback-Newsletter auch die Zeit bis zum nächsten monatlichen Meeting überbrücken.

So geht's:

  • Wähle einen Tag

Plane für den Versand des Newsletters immer den selben Tag ein, sodass sich alle Mitarbeiter auf den Erhalt des Newsletters verlassen können.

  • Lege die Länge fest

Je kürzer und verständlicher der Newsletter geschrieben ist, desto eher wird er auch gelesen. In der Regel sollte eine Seite für den Feedback-Newsletter ausreichen.

  • Nutze die kununu engage Daten

Analysiere die kununu engage Daten und finde die Punkte, die dringend besprochen werden müssen. Nutze das Reporting und die Trendkurven der 8 kununu Dimensionen. Lese dir die Kommentare zu jeder Dimension und die Topics durch, um die wichtigsten Punkte herauszufiltern und zu besprechen.

  • Schreibe deinen Newsletter

Bespreche in deinem Newsletter alle wichtigen Punkte kurz und prägnant.

Folgende Themen solltest du in jedem Newsletter abdecken:

  • Die allgemeine Stimmung im Unternehmen.
  • Den Verlauf der Trendkurven der 8 kununu Dimensionen und was dies bedeutet.
  • Welche Kommentare besonders wichtig waren und welche Schritte vorgenommen werden.
  • Die am höchsten bewerteten Topics und welche Schritte vorgenommen werden (du kannst in kununu engage auch direkt auf Topics antworten)
  • Veränderungen, die die Führungsebene plant.
  • Motivation für die Mitarbeiter, sich die kununu engage Daten selbst anzuschauen.
  • Fragen, Angebote zu persönlichen Feedbackgesprächen und Erinnerung an das monatliche Feedback-Meeting.
  • Plane ein teamübergreifendes Feedback-Meeting

Mit einem Feedback-Newsletter zeigst du deinen Mitarbeitern, dass du ihren Input schätzt und Lösungen für ihre Anliegen suchst. Allerdings ersetzt er keinen persönlichen Austausch. Plane zusätzlich zu deinem Newsletter zumindest ein monatliches Meeting mit allen Mitarbeitern. Wir empfehlen wöchentliche oder zweiwöchentliche Team-Meetings, um die kununu Daten vollständig auszunutzen.

Tipps für große Firmen

Mit diesen Schritten kannst du Feedback-Meetings auch in einem großen Unternehmen effektiv etablieren:

  • Organisiere Meetings für einzelne Teams

Um Zeit im Company-Meeting zu sparen, kann jedes Team ein eigenes Feedback-Meeting abhalten. So kann sich jedes Team auf seine eigenen kununu engage Daten konzentrieren. Am Ende des Monats können dann in einem teamübergreifenden Meeting Themen besprochen werden, die das gesamte Unternehmen betreffen.

  • Versende einen Newsletter

Halte alle Mitarbeiter zusätzlich zu den Team-Meetings mit einem Newsletter über teamübergreifende Themen auf dem Laufenden. So sparst du auch Zeit im monatlichen Feedback-Meeting.

  • Ermutige alle dazu, die Topics mit dem Teamnamen oder Standort zu markieren

Topics werden anonym verfasst und sind für das alle sichtbar. Doch nicht jedes Anliegen interessiert das gesamte Unternehmen. Ermutige deine Mitarbeiter dazu, teamspezifische Topics mit einem Teamnamen oder Standort zu versehen (z.B.: "Berlin: Die Heizung funktioniert nicht"). So findest du schneller die Topics, die alle interessieren und die im großen Feedback-Meeting angesprochen werden müssen.

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  • 25-Feb-2019
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